Faire l’état des lieux au départ et au retour

Cette fonction (module État des lieux détaillé) fixe l’état exact du véhicule à la remise et au retour : c’est votre meilleure protection en cas de litige.

Au départ

Dans une réservation, cliquez sur Remettre le véhicule. Renseignez :

• le kilométrage au compteur ;
• le niveau de carburant sur une jauge de 1 à 8 huitièmes ;
• la propreté ;
• la carrosserie : touchez le schéma pour noter chaque dommage et choisissez son type (rayure, choc, bris, usure, manquant) ;
• les équipements et documents remis (liste personnalisable) ;
• des photos et des remarques ;
• la caution : case « Encaisser la caution » avec le mode de paiement ;
• les signatures du client et de l’agent, directement sur l’écran.

Au retour

Cliquez sur Enregistrer le retour. Les dommages du départ sont affichés en pointillés : notez seulement les nouveaux dommages. Le logiciel compare le kilométrage et le carburant avec le départ.

Les suppléments

Selon les règles de l’agence, le retour peut générer automatiquement des frais :

• les kilomètres au-delà du forfait ;
• le carburant manquant (par huitième) ;
• les heures de retard (après la tolérance) ;
• le nettoyage, si la propreté est notée « Sale ».

Ils apparaissent en bas de l’écran du retour : vous pouvez les ajuster avant de valider. Ils s’ajoutent ensuite à la facture.

La caution

À la fin de l’état des lieux de retour, choisissez La rendre en totalité, Retenir le montant dû et rendre le reste, ou La garder pour le moment (elle se rend plus tard avec le bouton « Rendre la caution »).

Imprimer

Le bouton État des lieux de la location imprime un document comparant le départ et le retour (kilométrage, jauges, schémas, équipements, photos, signatures).

Conseil : faites toujours signer le client au départ et au retour.