Encaisser, relancer les impayés et saisir les dépenses

Encaisser un paiement

Dans la fiche d’une location, section Encaissements :

1. Saisissez le montant (le reste à payer est proposé).
2. Choisissez le mode : espèces, virement, CCP, chèque, carte CIB, Baridimob ou autre.
3. Choisissez la nature : paiement, caution reçue ou caution rendue.
4. Indiquez la date et une note, puis Enregistrer le paiement. Vous pouvez imprimer un reçu.

Le journal des encaissements

Paiements et dépenses → Encaissements liste tous les mouvements de la période choisie, filtrables par mode. En haut : le total encaissé et la répartition par mode de paiement. Cliquez sur une ligne pour ouvrir le contrat.

Les impayés

L’onglet Impayés liste les contrats avec un reste dû, triés par date de fin, avec le total à encaisser. Les boutons Relancer (WhatsApp), SMS et Encaisser permettent d’agir tout de suite. Relancez les impayés chaque semaine.

Les dépenses

Avec le module Dépenses et rentabilité, l’onglet Dépenses enregistre les charges : catégorie (carburant, assurance, salaires, loyer, pièces et entretien, impôts, marketing, lavage, frais bancaires, autre), date, détail, montant, fournisseur et, si besoin, le véhicule concerné. Un graphique montre la répartition par catégorie.

Imprimer les états

Chaque onglet a un bouton Imprimer l’état :

• État des encaissements : synthèse (total, nombre de paiements, répartition par mode, cautions) et détail ;
• État des impayés : situation à la date du jour, avec client, téléphone, total, réglé et reste dû ;
• État des dépenses : synthèse par catégorie et détail.

Chaque état porte l’en-tête de l’agence, un numéro, et les zones « Établi par » et « Visa du gérant ». Le bouton Exporter (CSV) produit un fichier Excel des encaissements de la période, utile pour votre comptable.